Cara mamma, oggi voglio condividere con te qualche trucchetto che ho sperimentato nel tempo per organizzare al meglio le mie giornate, dividere gli impegni in modo sensato, ritagliarmi del tempo per me e non andare in stress.

Hai presente quei pensieri ricorrenti che generano ansia, tipo “devo ricordarmi di pagare il bollo” oppure “devo ricordarmi di prenotare la visita”? Sono proprio quel genere di “preoccupazioni” che possono diventare assillanti, disturbando il sonno e generando quella continua, spiacevole sensazione di essere in ritardo, di aver dimenticato qualcosa, di “restare indietro” sulle cose da fare. La soluzione? Scrivile.

La lista delle cose da fare serve proprio a questo: a sgomberare la mente, farti sentire più leggera e anche – ovviamente – ricordare tutto quello che c’è da ricordare, facendo però meno fatica.

La DO TO LIST può essere annuale, mensile, settimanale o giornaliera – oppure tutte e quattro le cose, come consiglio sempre. Porsi degli obiettivi sul lungo, breve e brevissimo periodo è utile per tenere sotto controllo l’ansia ma anche fare progetti per il futuro, ottimizzare il tuo tempo, riacquisire fiducia in te stessa.

Ma come si scrive una TO DO LIST?

Per prima cosa, attenta a come stabilisci le priorità. “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”: questa frase sta alla base del metodo di ottimizzazione del tempo comunemente chiamato “Matrice di Covey”. Una strategia che ti permette di ordinare le priorità separando ciò che è urgente da quello che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

Riassumendo, il metodo consiste nella suddivisione delle attività giornaliere in quattro quadrati che combinano i due parametri “importante” e “urgente”. 

• Nel primo quadrato trovi le attività urgenti e importanti. Ovvero, quello che devi fare immediatamente e che non puoi delegare a nessuno.
• Nel secondo quadrato trovi le attività importanti ma non urgenti, come progetti a medio/lungo termine tipo corsi di formazione, attività sportive, controlli ed esami medici, ricerca di nuove opportunità lavorative. Avendo carattere strategico e a lungo termine, possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza. Ma se continui a rimandarne l’esecuzione, prima o poi rientreranno nel primo quadrato. Perciò non aspettare troppo, perché rimandare all’infinito non funziona!
• Nel terzo quadrato trovi le attività urgenti ma non importanti. Ovvero, le classiche cose che ti trovi a dover gestire ma che non dipendono da te come riunioni superflue, mansioni che non ti competono ma che ti sono state “scaricate” da qualcun altro… in questo quadrato spesso rientrano la attività che riguardano le gestione dei figli e della casa. Come per esempio la caldaia che smette improvvisamente di funzionare o la bambina che bisogna andare a prendere a lezione di danza un’ora prima del previsto, e che guarda caso ti interrompono proprio nel momento in cui stavi uscendo per una passeggiata o ti stavi bevendo quel famoso caffè con l’amica. Che cosa consiglia la matrice di “Covey”? Delegare, delegare, delegare!

Secondo consiglio: occhio a come definisci gli obiettivi. La strategia che utilizzo sempre è quella dell’obiettivo Smart. Ovvero, un obiettivo per essere considerato tale deve essere Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Realistico, Temporizzabile. È inutile scrivere TO DO LIST giornaliere infinite: poniti degli obiettivi realistici, e congratulati con te stessa quando riesci a raggiungerli!

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